Beste tools voor werken op afstand voor bedrijven

De COVID-19-pandemie heeft de manier waarop we leven, werken en communiceren veranderd. Hoewel de zaken weer normaal zijn geworden, hebben sommige bedrijven ervoor gekozen om het formaat van werken op afstand te behouden. Zelfs ons webdesignbureau in Raleigh heeft de externe werkomgeving geadopteerd – en we floreren. Daarom delen we onze favoriete resources voor werken op afstand voor groups die recreation changers zijn geweest.

Uw afgelegen ecosysteem creëren

Als het grootste deel van uw bedrijf offline of in een persoonlijke omgeving is, moet u ervoor zorgen dat u over de infrastructuur beschikt om on line activiteiten en communicatie te vergemakkelijken, zowel met uw team als fulfilled uw klanten. Bedrijven die onvoldoende zijn voorbereid op het onderhouden van een team voor werken op afstand, kunnen merken dat hun productiviteit afneemt, terwijl het risico op cyberaanvallen en datalekken toeneemt. Dit zijn de beste hulpmiddelen voor werken op afstand om uw workforce gemotiveerd te houden en uw informatie veilig te houden!

Betrouwbare computer system

Het is niet verrassend dat nummer één op onze lijst een laptop is! De meeste bedrijven vertrouwen op personal computers om hun werk gedaan te krijgen. Stelt u zich eens voor dat u probeert te werken of grote bestanden wilt downloaden naar een verouderde notebookcomputer. Als uw werkplek verschuift naar een thuiswerkomgeving, hebt u een capabele notebook of desktop nodig. Zorg ervoor dat uw bedrijf een apparaat levert zodat u uw productiviteit kunt behouden. Of, als dat geen optie is, investeer dan in een betrouwbare laptop computer of desktop.

Wanneer u controleert of uw pc geschikt is om uw taken op afstand uit te voeren, controleert u de volgende functies van uw apparaat:

RAM

Computer system Random Accessibility Memory (RAM) is een van de belangrijkste factoren bij het bepalen van de prestaties van uw systeem. RAM geeft uw applicaties een plek om te leven. De meeste standaard werkfuncties kunnen eenvoudig worden uitgevoerd met 4 GB RAM Als u echter satisfied veel ontwerpprogramma’s en omvangrijke application werkt, moet u een apparaat overwegen fulfilled minimaal 16 GB RAM. Above het algemeen geldt: hoe sneller het RAM-geheugen, hoe sneller de verwerkingssnelheid, wat zorgt voor een betere productiviteit.

Rekenkracht

Gigahertz, of kortweg GHz, is een verwerkingseenheid die meet hoe lang het duurt voordat een taak is voltooid. Een hogere GHz duidt op een snellere processor. Voor standaard e-mailen en browsen zou 2,4 GHz tot 3, GHz voldoende moeten zijn. Als u fulfilled veel programma’s werkt, moet u rekening houden fulfilled 4. GHz.

Opslag

De grootte van de harde schijf moet ook een aspect zijn bij het vinden van de perfecte laptop voor uw werk. Een desktop of laptop computer met een SSD, of reliable-point out schijf, van minimaal 500GB zou voldoende moeten zijn. Werk je echter met grote bestanden en heb je meer opslagruimte nodig, dan moet je rekening houden satisfied 1TB of 2TB.

Snelle internetverbinding

Zorg er ook voor dat je internetverbinding solide is. Online een bedrijf runnen betekent immers dat je echt online moet zijn, en het laatste wat je wilt is je verbinding verliezen vlak voor of tijdens een videoconferentiegesprek satisfied een klant of je staff of dat een vlekkerige verbinding 30- taak van een minuut in een taak van 2 uur. Probeer deze stappen om de betrouwbaarheid en snelheid van uw verbinding te vergroten:

• Zorg ervoor dat je router centraal staat of dat je een signaalversterker hebt om er zeker van te zijn dat je verbonden bent, ongeacht waar je thuiskantoor zich bevindt.
• Minimaliseer het apparaatgebruik terwijl u aan het werk bent. Als er meerdere apparaten tegelijk on-line zijn, kan dit uw snelheid vertragen.
• Update indien nodig uw internetabonnement naar een hogere snelheid.

Communicatie systemen

Ook al zijn jij en je crew uit elkaar, dat betekent niet dat jullie niet allemaal samen kunnen komen voor vergaderingen of dat je niet confront-to-confront met klanten kunt zitten. Stel een on-line telefoon- en videoconferentiesysteem in, zoals: 8×8 of RingCentral, omdat deze mobiele toegankelijkheid en schermdeling bieden. Op deze manier kan iedereen verbinding maken, waar ze ook zijn en deel uitmaken van het gesprek.

Als u de voorkeur geeft aan een meer voordelige route, zijn er ook videoconferentieplatforms zoals Zoom of Google Satisfy.

Hulpmiddelen voor teamchat

Het meest uitdagende onderdeel van het on the web opzetten van uw bedrijf is ervoor te zorgen dat u communicatielijnen open hebt tussen uw teamleden. Om het voor uw bedrijf gemakkelijker te maken om elkaar te bereiken, zijn er verschillende online instruments die u aan uw arsenaal moet toevoegen, zoals slappe of Skype. Deze chathulpmiddelen hebben bijna het gevoel dat je naar het bureau van je teamgenoot kunt slenteren en een korte vraag kunt stellen.

Samenwerkingsagenda-application

Een andere uitdaging om afstand te nemen van uw workforce en klanten is het plannen van vergaderingen. Satisfied een cloudgebaseerde agenda die u satisfied anderen kunt delen, kunt u vergaderingen in de agenda’s van uw teamleden plaatsen, kunnen uw klanten tijden voor consultaties en afspraken blokkeren en weten alle betrokkenen wat er aan de hand is. Dit elimineert miscommunicatie van afspraken en dubbele boekingen van vergaderingen. Hubspot is hiervoor een geweldig hulpmiddel, want het biedt boekingskalenders en andere functies die het leven on line gemakkelijker maken!

Hulpprogramma’s voor projectbeheer

Het hebben van projectbeheersoftware verbetert de communicatie, verantwoordelijkheid en organisatie als het gaat om uw crew om projecten en taken uit te voeren. Omdat uw medewerkers op afstand werken, stelt het juiste projectbeheersysteem u en uw managers in staat om taken en projecten in te delen, deadlines toe te wijzen en communicatiestromen te creëren met betrekking tot elke taak. Iedereen kan de standing van een project zien en weet wie er verantwoordelijk voor is, dus als er vragen of opmerkingen zijn, is de informatie daar.

Enkele van de meest populaire tools voor projectbeheer zijn Jira, Basecamp, Trello, Asana, Monday of Teamwork. Er zijn zoveel verschillende platforms die vergelijkbare mogelijkheden bieden, dus het kan wat tijd kosten om de perfecte match voor jou en je crew te vinden.

Cloudgebaseerde bestandsopslag

Satisfied cloudgebaseerd documentbeheer kunnen jij en je crew documenten maken en bestanden uploaden en deze openen through je browser. Werknemers kunnen informatie bewerken, opmerkingen achterlaten en samenwerken van above de hele wereld. U kunt ook instellingen voor delen bijwerken om klanten of leveranciers toegang te geven tot documenten en bestanden. Satisfied realtime, zichtbare bewerkingen hoeft u zich nooit zorgen te maken dat u iemand een verouderd Phrase-document e-mailt. Google Docs, Microsoft 365 en Dropbox zijn allemaal populaire, betaalbare opties voor uw bedrijf.

Klantrelatiebeheer (CRM)

Omdat uw staff op afstand werkt, is het gemakkelijk om klantgegevens te verliezen, een direct te vergeten op te volgen of belangrijke informatie niet satisfied het hele group te delen. Een andere van onze favoriete applications voor werken op afstand is een programma voor klantrelatiebeheer.

Met een gebruiksvriendelijke instrument voor klantrelatiebeheer (CRM), zoals HubSpot, kunt u klantinformatie delen, sales opportunities opvolgen, communicatie volgen en relaties met uw klanten opbouwen, allemaal vanaf één platform. De meeste CRM’s omvatten:

• Beheer van klantcontacten
• Leadbeheer om te weten waar elke lead zich in uw verkooppijplijn of trechter bevindt
• Verkoopvoorspellingen
• Verkooprapporten en dashboards
• Analyse van leadbronnen
• Quick messaging en communicatie voor medewerkers
• E-mail synchroniseren
• Bestanden en inhoud uploaden

Bovendien kunt u satisfied moderne CRM’s uw marketingautomatisering integreren, zodat al uw klantgegevens op één plek staan.

Marketingautomatisering

U moet uw potentiële en bestaande klanten kunnen bereiken, terwijl u ook nieuwe leads kunt bereiken, en satisfied marketingautomatisering kunt u dit efficiënt en effectief doen. By using één platform kunt u nieuwsbrieven versturen waarin u statusupdates van uw bedrijf deelt, berichten op sociale media plaatst en bestemmingspagina’s maakt, zodat u nieuwe leads kunt vastleggen.

Net zo belangrijk is dat u meetbare gegevens uit uw marketingsoftware kunt halen die u laten zien wat werkt en wat niet, en die u waardevol inzicht geven in uw klanten en prospects. Bovendien kunt u achieved HubSpot uw automatisering verbinden satisfied uw CRM en al uw gegevens op één ongelooflijk handige locatie hebben.

Online software voor het maken van voorstellen en overeenkomsten

We raden aan om een ​​online instrument voor het maken van voorstellen in te stellen met mogelijkheden voor digitale handtekeningen. Sommige resources bieden geavanceerde analyses en waarschuwen uw verkoper wanneer een prospect zijn papierwerk bekijkt.

Een moderne instrument voor het maken van overeenkomsten kan worden aangesloten op uw CRM en in staat zijn om on the internet betalingen te verwerken. Wij raden aan Panda Doc en voorstellen. Beide maken verbinding fulfilled HubSpot en kunnen uw interne contractgoedkeuring en verkoopproces automatiseren.

On the internet boekhoud- en factureringstools

Zelfs achieved een groot deel van uw activiteiten stilgelegd, heeft u nog steeds uitgaven die u moet bijhouden – salarisadministratie, huur voor uw kantoor, enz. toekomst, moet u facturen kunnen verzenden. Een essentiële functie voor elk bedrijf is het bijhouden van rekeningen en salarisadministratie.

Waarom is dit een van onze favoriete applications voor werken op afstand? Cloudgebaseerde boekhouding omvat de mogelijkheid om facturen te verzenden achieved een knop “Nu betalen”, zodat klanten gewoon fulfilled een creditcard kunnen betalen. Doorway deze twee functies te combineren, kunt u uw financiële administratie bijhouden en gemakkelijk worden betaald, zodat u bijna onmiddellijke inkomsten kunt genereren, wat op dit instant van cruciaal belang is, terwijl het bedrijf mager is. QuickBooks On the web is een van de meest populaire oplossingen omdat u op één plek rekeningen kunt betalen, salarisadministratie kunt indienen en belastinginformatie kunt bijhouden, evenals uw administratie kunt bijhouden en facturen kunt verzenden.

Zakelijke web-site of e-commerce website

Nu meer van uw activiteiten on the web zijn, zullen meer mensen uw web-site bezoeken om informatie in te winnen of get hold of met u op te nemen. Een verouderde, trage site die moeilijk te navigeren is en onmogelijk voor u om te updaten, zal on the web operaties uitdagender maken. Het is misschien tijd voor een herontwerp van de internet site.

Overweeg de overstap te maken naar een contentmanagementsysteem, zoals een WordPress-website. WordPress maakt het gemakkelijk om uw website bij te werken om uw klanten op de hoogte te houden van alle veranderingen die binnen uw bedrijf plaatsvinden, terwijl het visueel aantrekkelijker maakt door middel van afbeeldingen, movie en overzichtelijke navigatie.

Uw site moet verbonden zijn satisfied uw CRM- en telefoonsysteem om uw leadverwerkings- en distributieproces te automatiseren.

Site-hostingservice

Uw site heeft de informatie die uw klant nodig heeft, maar u heeft een veilige webhostingservice nodig om ervoor te zorgen dat uw site daadwerkelijk on-line en toegankelijk is. Hoewel er talloze beschikbare hostingopties zijn, moet u ervoor zorgen dat u een abonnement kiest dat regelmatig een back again-up van uw gegevens maakt in het geval van een crash, problemen snel oplost en, als u zich op een gedeelde server bevindt, uw web page voldoende middelen toegewezen om het soepel en snel te laten verlopen.

E-mailhostingservice

E-mails zullen de komende weken (of maanden) waarschijnlijk je primaire vorm van communicatie zijn, dus je wilt een systeem waarop je kunt vertrouwen om je te geven wat je nodig hebt en om eruit te filteren wat je niet nodig hebt. Het hebben van een goede on the web e-mailprovider waarmee u overal call kunt houden, integreert fulfilled uw CRM- en projectbeheersystemen en spam filtert, is van vitaal belang voor consistente communicatie.

On the net faxhulpmiddelen

Hoewel faxen geen gebruikelijke manier van communiceren meer is, zijn er momenten dat het nog steeds nodig is, zoals bij juridische of financiële documenten. In principe kan elk doc dat u for every e-mail kunt verzenden, zoals Phrase-documenten en PDF’s, naar een faxapparaat worden verzonden. Normaal gesproken logt u in op een account via eFax of een soortgelijk platform, voert u het faxnummer en de ontvanger in, typt u een bericht om als voorblad te gebruiken, voegt u uw documenten bij en verzendt u het. Het wordt afgedrukt internet als een normale fax.

Laatste woord: beste resources voor werken op afstand voor bedrijven

Overschakelen van een kantooromgeving naar een workforce op afstand kan een uitdaging zijn, maar met de juiste infrastructuur zou dit geen tijd moeten kosten. Een personal computer, een zakelijke website en betrouwbare web hosting zijn het complete minimum amount voor groups die op afstand werken. Heeft u hulp nodig bij het opzetten van deze diensten, of heeft u vragen in excess of het verbeteren van uw bedrijfsvoering op afstand, neem dan get in touch with op fulfilled ons webdesignbureau!